人事软件实施过程中最常见的挑战(上)
发布时间:2022-08-25 11:06:40 来源:环球体育登陆 作者:环球体育进入

  选对人事系统只是项目成功的第一步。此时,系统只是看起来很完美。但是新技术是否能真正改变人力资源则取决于安装、实施过程。在这个过程中可能会面临一些非常切实的挑战。比如,是否有专门的项目团队?如何应对用户负面反馈?如何与利益相关者进行有效沟通?通过测试,找出系统bug?原始数据准确性……

  在考虑系统技术或功能之前,要考虑的是如何管理实施过程。是否有专门的实施团队?团队成员中部分或全部成员除了负责本项目,还有其他“日常事务”,很可能是这种情况,事实上,这应该是常态,那么有哪些措施可以帮助他们平衡多项任务,确保项目优先处理呢?如果没有,那么软件实施进度可能会受到影响。

  团队成员有哪些?利益相关者群体是否有代表?与管理选型的团队是否有交集,实施团队是否可以获得选型中的知识与经验?

  选系统不仅仅是技术变革,而且还是在改变人们的工作环境,改变人们享受人事服务的方式,并且对 HR 员工而言,这是在改变他们的工作角色和职责。那么就需要考虑人们面对这些变化的反应。

  无论项目管理多么顺利,人们面对变化都会有情绪反应,而这些反应通常含负面反应(无论怎么保证新系统会带来多大的提升、改进,所有的变化都是损失,即使损失是早已习惯了的旧的做事方式。

  在管理项目时,可以参考人们对变化的反应,因此沟通策略很关键。当用户和利益相关者经历情绪反应时,公司应尽快优先传达信息,支持他们的情绪,帮助他们达到“新常态”。

  所有 HRMS 用户都是项目实施中的利益相关者,但是并非所有利益相关者都是用户。利益相关者是指对系统软件实施感兴趣和/或会对项目实施产生影响的任何人。虽然员工是其中一个重要群体,但利益相关者还包括高管和最高管理层,他们可能从未真正亲自使用过系统,但仍希望看到并获得收益。

  然后是专家角色,未来他们会以自己的特定方式与系统进行交互并使用系统(例如 HR、薪酬专员和财务)。有充分的理由证明,在某种程度上,会对实施的成功造成影响。

  不同利益相关者群体对实施会有不同的要求。因此,管理项目的方式以及与这些利益相关者的沟通方式,因利益相关者的角色不同而不同。您的沟通策略实际上是许多不同重点的小策略。希望利益相关者参与是管理人事软件选型的核心要素,并且可以在实施过程中无缝连接。

  需要配置的程度取决于HR自动化需求的复杂程度。也许您选择的人事系统正是你想要的,开箱即用。但是,人事系统的项目实施也可能涉及对公司人事流程的复核以及随后对系统流程做出一些调整。

  为了匹配公司人力需求,可能需要修改流程步骤。做些改动,输入一些字段,或者只添加您的公司名称和logo,便于内部品牌推广。无论哪种方式,都有必要做一些配置和定制。

  请记住,用户几乎不能容忍错误,包括系统bug。如果想急于配置、测试,那么请放慢脚步。如果没有发现问题,则很有可能测试不够努力!

  暂且抛开系统本身不谈,还有系统中管理的数据的问题。新人事软件的主要数据是当前的员工记录。这些可能保存在旧的人事软件中,简单的数据库中,Excel 表格中,甚至可能保存在一个文件柜中。除了将数据转换成新系统可接受和使用的格式之外,也需要考虑数据准确性。

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